Jelen útmutató a GVM Europe Kft. által szervezett vagy teljesített szállítási feladatok előkészítésének, végrehajtásának és dokumentálásának rendjét foglalja össze.
Az egyes feladatoknál a visszaigazolt megbízás, az alkalmazandó jogszabályok, nemzetközi egyezmények és biztonsági előírások irányadók. Az útmutató önmagában nem módosítja a szerződéses felelősséget vagy a felek közötti feladatmegosztást.
1. A megbízás ellenőrzése
A szállítás megszervezése vagy megkezdése előtt ellenőrizni kell:
- a megbízó és a kapcsolattartók adatait;
- a felrakási és lerakási hely pontos címét;
- a rakodási időpontokat, időablakokat és helyszíni belépési feltételeket;
- az áru megnevezését, mennyiségét, tömegét, méreteit és csomagolását;
- a szükséges járműtípust és felszerelést;
- a rakodás, rögzítés és kirakodás szerződés szerinti feladatmegosztását;
- a különleges kezelési, hőmérsékleti vagy biztonsági követelményeket;
- a szükséges okmányokat és engedélyeket.
Hiányos vagy ellentmondásos adat esetén a bizonytalan kérdést a teljesítés előtt tisztázni kell. Olyan feltétel nem vállalható, amely jogellenes vagy nem teljesíthető biztonságosan.
2. Jármű és közreműködő kiválasztása
A feladathoz az áru jellegének, az útvonalnak és a megbízás feltételeinek megfelelő járművet és közreműködőt kell választani.
Indulás előtt ellenőrizni kell különösen:
- a szükséges jogosultságok és okmányok rendelkezésre állását;
- a jármű biztonságos műszaki állapotát;
- a raktér tisztaságát, szárazságát és az áruval való összeegyeztethetőségét;
- a rakományrögzítő eszközök állapotát és alkalmasságát;
- a szükséges védőfelszerelést;
- speciális feladatnál az előírt berendezéseket és azok működését.
A tervezés során figyelembe kell venni a vezetési és pihenőidőket, az útvonalkorlátozásokat és az engedélykötelezettségeket. A határidő nem indokolhat szabályszegést.
3. Érkezés a felrakási helyre
A járművezető vagy a helyszíni közreműködő jelentkezik a kijelölt kapcsolattartónál, és betartja a telephely belépési, közlekedési és munkavédelmi szabályait.
Várakozás, késés, megtagadott belépés vagy más akadály esetén értesíteni kell a megbízásban kijelölt operatív kapcsolattartót.
A várakozás kezdetét, végét és ismert okát dokumentálni kell. Várakozási díj vagy más többletköltség felszámításának feltételeit a szerződés határozza meg.
4. Az áru átvétele
Az átvételkor az adott fuvarozási mód és a tényleges ellenőrzési lehetőségek szerint meg kell vizsgálni:
- a küldemény azonosíthatóságát;
- a hozzáférhető darabszámot és jelöléseket;
- az áru és csomagolása látható állapotát;
- a megbízás, az okmányok és az átadott küldemény közötti eltéréseket.
Sérülést, hiányt, nem megfelelő csomagolást vagy más lényeges eltérést az átvételi okmányon vagy külön jegyzőkönyvben pontosan rögzíteni kell, és jelezni kell az operatív kapcsolattartónak.
Ha az ellenőrzés nem végezhető el, annak konkrét okát kell dokumentálni. Nem igazolható olyan mennyiség vagy állapot, amelyet az átvevő ténylegesen nem tudott ellenőrizni.
5. Rakodás és rakományrögzítés
A rakodásban részt vevők a szerződés szerinti feladataikat, a helyszíni szabályokat és a biztonsági követelményeket követik.
Figyelni kell a rakomány elhelyezésére, a terheléseloszlásra, a jármű megengedett terhelésére és az áru megfelelő rögzítésére.
A rakodást vagy az indulást meg kell szakítani, ha:
- a rakomány elmozdulhat vagy leeshet;
- túlterhelés vagy nem megfelelő terheléseloszlás gyanúja merül fel;
- a csomagolás vagy rögzítés nem alkalmas a biztonságos továbbításra;
- a munkavégzés személyi sérülést vagy más közvetlen veszélyt okozhat.
Az eltérést jelezni kell, és biztonságos megoldást kell egyeztetni. A szerződéses feladatmegosztás nem indokolhatja veszélyes állapot figyelmen kívül hagyását.
6. Okmányok és indulás
Indulás előtt ellenőrizni kell a fuvarfeladathoz szükséges dokumentumok meglétét és az adatok összhangját.
A feladattól függően szükséges lehet fuvarlevél, szállítólevél, csomagjegyzék, vámokmány, engedély vagy más kísérő dokumentum.
Ha plombát alkalmaznak, annak azonosítóját és állapotát rögzíteni kell. A plomba bontását vagy cseréjét, annak okát és körülményeit dokumentálni kell.
Hiányzó vagy hibás okmány esetén az indulás előtt tisztázni kell, hogy a továbbítás jogszerűen és biztonságosan megkezdhető-e.
7. Szállítás közbeni feladatok
A szállítást az elfogadott megbízás és az egyeztetett operatív utasítások szerint kell teljesíteni.
A kijelölt kapcsolattartónak jelezni kell:
- a várható késedelmet;
- a jelentős útvonalváltozást vagy fennakadást;
- a jármű meghibásodását;
- a küldeményt érintő rendellenességet;
- a hatósági intézkedést;
- a teljesítést befolyásoló egyéb körülményt.
Lényeges utasításmódosításnál ellenőrizni kell az utasítást adó személy jogosultságát. A változást és annak időpontját visszakövethető módon rögzíteni kell.
A rakomány biztonságát és a rögzítés állapotát az előírásoknak és a körülményeknek megfelelően ellenőrizni kell.
8. Különleges kezelést igénylő küldemények
Veszélyes áru, hőmérséklet-érzékeny küldemény, túlméretes vagy más speciális rakomány kizárólag a szükséges feltételek tisztázása után vállalható.
A feladat előtt egyeztetni kell:
- az áru besorolását és kezelési követelményeit;
- az alkalmazandó speciális előírásokat;
- a szükséges jogosultságokat, felszerelést és dokumentumokat;
- az ellenőrzés és dokumentálás módját;
- a rendellenesség esetén követendő eljárást.
Hőmérséklet-szabályozott szállításnál a kívánt tartományt, az ellenőrzési pontokat és az eltérés kezelését a megbízásban kell rögzíteni.
Jelen útmutató nem helyettesíti a speciális fuvarfeladathoz szükséges részletes szakmai eljárást.
9. Kirakodás és átadás
A lerakási helyen ellenőrizni kell, hogy az áru a megbízás szerinti címzettnek vagy megfelelően jogosult átvevőnek kerül átadásra.
Az átadási dokumentumon rögzíteni kell az átadás időpontját, az átvevő azonosításához szükséges adatokat és az esetleges fenntartásokat.
Hiányt, sérülést vagy átvételi kifogást pontosan dokumentálni kell. Az észlelt körülményeket el kell különíteni a felelősségre vonatkozó következtetésektől.
Átvétel megtagadása vagy sikertelen kézbesítés esetén értesíteni kell az operatív kapcsolattartót. A küldeményt nem szabad egyeztetés nélkül más címre vinni, őrizetlenül hagyni vagy jogosulatlan személynek átadni.
10. Baleset, káresemény és rendkívüli helyzet
Rendkívüli eseménynél elsődleges az emberi élet és testi épség védelme, a további veszély megelőzése és szükség esetén a segélyhívás.
A kijelölt kapcsolattartót a lehető leghamarabb értesíteni kell. Az eseményről a biztonságos és jogszerű keretek között rögzíteni kell:
- az időpontot és helyszínt;
- az esemény ismert körülményeit;
- az érintett küldeményt és a látható következményeket;
- a megtett intézkedéseket;
- a rendelkezésre álló dokumentumokat és bizonyítékokat.
Fénykép csak szükséges terjedelemben készíthető, a személyes adatok és a helyszíni korlátozások figyelembevételével.
Kártérítési kötelezettség, egyezség vagy felelősségelismerés a Társaság nevében csak megfelelő felhatalmazással vállalható. Ez nem akadályozhatja a tényszerű dokumentálást és a szükséges segítségnyújtást.
11. A feladat lezárása
A teljesítés után össze kell gyűjteni és az illetékes ügyintézőnek át kell adni:
- az átvételi és átadási dokumentumokat;
- a fuvarfeladathoz kapcsolódó okmányokat;
- az eltérések és rendkívüli események feljegyzéseit;
- az igazolt várakozások és egyeztetett többletfeladatok adatait.
A dokumentumokat a belső iratkezelési rend és az alkalmazandó megőrzési szabályok szerint kell kezelni.
A hiányos dokumentációt és a nyitott teljesítési kérdéseket az elszámolás előtt tisztázni kell.
12. Kapcsolattartás és utasítások
Elsődleges operatív kapcsolattartó a megbízásban megjelölt személy.
Központi telefonszám: +36 57 405 250
E-mail: info@gvmeurope.hu
Sürgős, a biztonságot vagy az azonnali teljesítést érintő ügyben telefonos egyeztetés szükséges; a lényeges megállapodást ezt követően írásban is rögzíteni kell.
Az operatív utasítás nem írhat felül kötelező jogszabályi vagy biztonsági követelményt. Ellentmondó utasítások esetén a bizonytalan kérdést a végrehajtás előtt tisztázni kell.